如果您不愿意或无法阻止用户“永久”保留旧电子邮件，您有什么解决方案？
- Exchange 2007 允许使用相当大的邮箱，但仍然有很多人反对它（尽管尚不清楚这样做是否有真正的原因，或者这只是一个旧习惯）。
- PST 文件不应该在网络驱动器上 - 选择似乎是无论如何（我已经做了多年没有任何实际问题）或备份桌面（并不总是一个选项）
还有什么？
笔记：
- 与托管/外包交换设置一起使用的解决方案的奖励积分
- 允许在用户之间共享某些档案的解决方案的奖励积分
- 允许通过 Outlook 访问/搜索的解决方案的奖励积分（添加了编辑）
- 这与合规性无关，我不在乎归档所有电子邮件
如果您使用的是 MS Exchange 2007，那么您可以使用托管文件夹。使用托管文件夹，您可以为归档/删除客户端邮箱中的旧电子邮件制定自定义规则。MS Exchange 2010 将包括内置的电子邮件归档。
从用户的角度来看，Outlook 2007/2003/2002 插件：个人文件夹备份非常方便。
您不会喜欢这个答案，但我会将消息保留在服务器上并改进您的存储/备份选项。当您导出消息时，您将失去单实例存储的优势，只会增加系统的复杂性。如果您使用的是托管解决方案并且他们无法扩展您的存储空间，我会考虑转移到可以的人那里。如果没有，那么自动存档到 .PST 可能是您最好的选择。
请参阅此处的类似问题以获得更好的答案：Exchange 环境中的电子邮件存档
我在下面再次复制我的答案，
我总是推荐 GFI MailArchiver ( http://www.gfi.com/mailarchiver/ )。自 2006 年以来我一直在使用它。再高兴不过了。老实说，对于需要管理交换服务器以拥有存档解决方案的人来说，这是一个梦想。它使服务器端的管理变得更加容易。
MailArrchiver 是一个基于 ASP.net 的基于 Web 的系统，其背后使用 SQL。您无需在 Exchange 服务器端更改任何内容，只需在邮件存储中启用日志，它就会实时动态存档电子邮件。
它还具有帮助存档现有邮箱的批量导入工具和用于从存档器下载电子邮件的批量导出工具。它还内置了审计功能。
最重要的是，它很便宜。
此外，MailArchiver 可以解决他的所有要求。
另一个选择（除了 GFI MailArchiver）是 Redgate 的 Exchange Server Archiver，它似乎可以满足您的所有需求。我自己没用过，但他们有免费试用版：http ://www.red-gate.com/products/Exchange/index.htm
我的一个在大型 Exchange Hosting 公司工作的好朋友写了一篇很好的文章，说明为什么您不想将 PST 留在网络共享上：http: //cohesivelogic.com/2009/05/should-you-store -psts-on-your-file-server/
使用 Outlook 2007 SP2，非常大的邮箱 (>2GB) 的本地缓存工作得非常好。
至于您的实际问题...我看到您不想存档所有电子邮件，而只想存档某些人的某些电子邮件？人们是否担心丢失他们已进入 PST 的信息？
使用 TEAL ( CoolRock Software ) 归档电子邮件。用户可以使用 Web 界面或 TEAL Outlook 插件搜索他们的电子邮件。用户可以更有信心从 Outlook 中删除他们的电子邮件，因为他们知道他们可以在需要时将其拖回（即使 Exchange 服务器已关闭）。然后，您可以根据需要引入配额等。
我们向用户展示如何将他们想要保留的电子邮件移动到他们的个人文件夹中。这样，它就在服务器上并在他们的机器上，但仍然在 Outlook 中供他们访问。对于无法自行处理此问题的用户，我们将向他们展示如何在 Outlook 中设置自动存档。它基本上将任何早于设定时间范围的内容移动到 Outlook 中的个人文件夹。
此解决方案适用于您的异地（托管）解决方案，因为他们的数据从服务器移动到他们的桌面，并且您不必将 .pst 存储在您的 SAN 上。我们将数据备份留给他们。如果他们想把它放在 SAN 上，他们可以或不担心。
完全不要使用 PST 文件
它们是网络环境中最糟糕的发明。如果您有 Exchange，则不需要它们。通过添加 PST 文件破坏了完美的 Exchange 实现的人数之多，我不断感到惊讶。
在 PC 上，它们不会得到备份，除非您在注销时使用诡计，例如将它们复制回网络（这对远程用户不利）。在服务器上，Outlook 将维护打开的文件句柄并破坏您的网络性能。无论哪种方式，您都依赖用户来管理他们自己的电子邮件存储。 大多数用户对此不感兴趣。 他们想在早上登录并获取他们的东西。无论哪种方式，它们都不安全 - 任何人都可以提取 PST 的副本，并且 - 即使它们已加密 - 也可以运行暴力解密器。
解决方案是通过严格执行的配额来实施严格的数据保留策略。告诉用户在电子邮件中保留通信是没有用的，因为其他任何人都无法访问该通信记录（所以当他们休假并且迫切需要它时会发生什么），并且当他们离开组织时它会丢失他们的帐户被删除。指示他们打印和归档重要的信件，或将其保存到共享文件夹中。让他们养成良好的习惯，最终结果对每个人都会更好。
有一个注册表调整将在此处限制 .pst 的大小
我还没有亲自使用它，但计划很快尝试一下。我们在每个分支机构的专用机器上都有 psts，根本没有任何问题。不过，其中一些变得相当大。
对于我自己和一些普通用户的实验，我们使用了两个产品，称为 EZDetach 和 MessageSave。您可以在他们的网站上阅读更多内容，但基本上它们用于将邮件和附件从 Outlook 中拉出并放入文件夹中。
EZDetach 会遍历您指向的任何 Outlook 文件夹（可以是邮箱或 PST），然后拉出附件并删除它们（如果需要）。MessageSave 对邮件正文执行相同的操作 - 它会将它们拉出并将它们以 - 通常 - .eml 格式保存在磁盘上。
还有其他类似的工具，但我没有测试过很多。我发现这两个工作对我个人和公司的其他一些人有用。它们并不真正适合新手，它们通常只是按照您设置它们的方式工作，但是有很多选项，如果您更改某些内容，您可能会得到奇怪的结果 - 例如，消息保存在意外位置。
它们确实为您提供了一种共享“存档”消息的简单方法，只需将文件夹和文件放在共享上即可。
所以这些不是一个完美的解决方案，但对于您或有类似需求的人来说，他们可能会成功。
哦...
对于我自己，我将我的电子邮件存档保存在文本文件中，并且我所有的电子邮件都可以追溯到 19 年前。易于搜索，非常便携。在过去一年左右的时间里，我使用上面提到的程序将我的消息保存为文本，然后将我没有的任何附件存储在其他地方。