Existe uma maneira de reduzir o tamanho da pasta Onenote no meu PC - Outlook 2016 MSO 64 bits)?
Eu amo o Onenote e o uso extensivamente. A única desvantagem é que a cópia local do meu notebook está ocupando mais de dez por cento do meu disco rígido. Este é um aplicativo de armazenamento em nuvem, com uma cópia completa de todos os arquivos do meu Onedrive.
Existe uma maneira de configurar o Onenote para que ele busque apenas notas e arquivos anexados conforme necessário?
Você pode modificar algumas configurações do OneNote 2016 para reduzir o uso de espaço em disco.
Por padrão, há duas cópias de backup separadas, portanto, cada notebook precisará do triplo da quantidade de espaço. Isso pode ser alterado em Arquivo > Opções > Salvar e fazer backup , em "Número de cópias de backup a serem mantidas". O valor padrão de 2 pode ser alterado para 1, reduzindo o espaço em um terço.
Todos os dados do OneNote são mantidos por padrão na unidade do sistema. Se você tiver um disco ou partição adicional, poderá instruir o OneNote a usá-lo.
Para cada notebook aberto no momento, há outra cópia criada no cache local em uma pasta de cache especial. Por padrão, isso é
C:\Users\<your name>\AppData\Local\Microsoft\OneNote. Isso pode ser alterado em Arquivo > Opções > Salvar e fazer backup , em "Configurações de localização do arquivo de cache", clicando no botão "Modificar…".Observação: mover o cache para uma unidade removível ou local de rede não é recomendado.
Uma revisão dos arquivos de ajuda da Microsoft não encontrou uma configuração para reduzir o tamanho dos arquivos do bloco de anotações, buscando apenas notas e arquivos anexados conforme necessário, mas mostrou que o OneNote armazena arquivos PDF como imagens que podem fazer com que os tamanhos dos arquivos aumentem. Se você salvar muitos arquivos PDF, considere apenas salvar o conteúdo deles .
Para o seu caso de uso de salvar gravações, não consegui encontrar nenhuma maneira de reduzir a taxa de amostragem ou largura de banda para reduzir o tamanho dos arquivos WMA que ficarão presos no cache, então é hora de fazer um caso de uso para o seu CFO para um segunda unidade ou unidade de sistema maior (preferencialmente NVMe, SATA SSD se não for prático) em seu PC.
Consegui liberar 8 GB de espaço de armazenamento.
Com base na solução oferecida pela harrymc, primeiro alterei o local da pasta de backup da unidade local para uma pasta de rede. Em seguida, voltei às configurações para realizar um backup completo no novo local:
Arquivo > Opções > Salvar e fazer backup > Fazer backup de todos os notebooks agora
Dependendo do tamanho de seus notebooks, isso pode demorar um pouco.
Após o backup dos notebooks, feche cada um dos notebooks abertos. Em seguida, fui para a pasta Onenote no disco rígido e excluí o cache e as pastas de backup (fazendo uma cópia primeiro, por precaução).
C:\Users\seunome\AppData\Local\Microsoft\OneNote
Finalmente reabri os cadernos.
Quando os arquivos foram repovoados localmente, o que me restou foi uma única pasta ocupando 600 MB. Isso estava no lugar de duas pastas que continham quase 11 GB de dados. Uma grande melhoria.
OK --- Agora eu entendo. Este é definitivamente um caso em que eles não gerenciam ou adaptam bem seu próprio armazenamento, nem facilitam o gerenciamento para você.
Aqui está uma maneira de gerenciar melhor o espaço no OneNote, pelo menos com a versão 2016: --Cada "Notebook" tem seu próprio armazenamento e é escolhido para estar "disponível" (em cache) ou não. Isso significa que você pode limitar seu computador apenas aos notebooks que deseja disponibilizar off-line. Em seguida, coloque apenas as coisas que você sabe que deseja off-line nesse Notebook. Presumo que você também possa acessar o OneNote em outro PC e gerenciar todos os notebooks lá. Caso contrário, use a versão Web do OneNote, conforme explico abaixo.
Se você deseja acessar arquivos ou dados que não estão em um de seus notebooks em cache, use a interface do usuário gratuita do navegador da Web , que funciona muito bem apenas para ler e não para criar novos conteúdos. Você também pode usar a versão O-365 para Android ou iPhone, que também é gratuita para acessar esses Notebooks. (Verifique com as versões de telefone como eles tratam o armazenamento, ou você pode ter que usar apenas a opção do navegador, e não seus aplicativos.
Limitar e aparar arquivos e fotos definitivamente economizará espaço. Se copiar e colar de uma página da web, por exemplo, cada imagem geralmente será salva na página. Isso pode aumentar rapidamente. Eu pessoalmente elimino tanto quanto os arquivos inúteis, texto e formatação de dentro da página de edição.
O controle de versão é um recurso importante do OneNote , portanto, você sempre pode voltar bastante e acompanhar o que fez meses ou até anos atrás. Esta é outra razão para o tamanho grande. Você pode apará-los, especialmente em "Páginas" muito grandes, simplesmente copiando a página antiga com o histórico e, em seguida, excluindo a "Página" original. Tenha cuidado, pois eles terão nomes IDÊNTICOS e o conteúdo também parecerá idêntico - um com histórico e outro sem.