多年来，我们积累了离开公司的用户的邮箱。由于当时的顾虑（他们的邮箱里有重要的东西，我们需要去处理它），SOP 是让帐户保持活动状态，并将密码更改为部门（或个人）其他人都知道的密码。然后，他们将通过委派或实际通过 Outlook 登录到该帐户。
这在很多层面（安全性、效率等）对我来说似乎很可怕，我想以最简单的方式摆脱它，同时仍然允许人们查看存储在这些帐户中的电子邮件、联系人等。
为此，我应该怎么做才能完成这项任务？
我的感觉是我应该：以某种方式将用户邮箱、地址簿等转储为 PST 或其他独立文件，将其放在文件共享上，并让相关用户通过该文件连接到它（然后禁用用户帐户并清除邮箱）。
这是要走的路吗？我应该做点别的吗？执行这些任务的步骤是什么（我在系统管理器中去哪里等）。谢谢！
将它们导出到 PST 并存档...
http://msexchangeteam.com/archive/2007/04/13/437745.aspx
对于早期版本，您需要使用名为 Exmerge 的实用程序。这是一个链接，说明如何在 2007 或 2003 上使用它。
http://www.exchangeinbox.com/article.aspx?i=88
这就是要走的路。
这是我的工作方式：
我要求我工作场所的所有老板告诉我几天后有人会离开，他们必须告诉我如何处理这个用户的数据。我通常被告知将其转移给另一个用户或删除它。转移时，我使用委托，然后移动他们想要的所有内容，然后删除。
请注意，在用户离开后仍有 1 周的宽限时间来删除所有内容。
可悲的是，这是我们作为系统管理员的另一项任务......对用户负责并让他们做出决定：/
虽然您可以归档这些邮箱，但您还应该考虑可能侵犯隐私的情况。问题是，在您所在的国家/地区，离开公司的员工访问公司电子邮件帐户是否合法？基本上，您的前雇员也可能将此帐户用于私人目的，在这种情况下，这将成为一个令人讨厌的法律问题。如果雇主甚至允许将电子邮件帐户用于私人事务，那么您可能需要将此电子邮件帐户的访问权限限制为可能只有一位管理员或其他人。
虽然可以将这些邮箱存档和存储在您喜欢的任何地方，但我建议您联系律师并询问法律后果。存储可能没问题，但对它的内容的访问应该受到限制，甚至可能被阻止。
我们使用 ExMerge 存档邮箱，然后将其从服务器中删除（并将 .pst 移动到我们的存档服务器）。至于实际的电子邮件地址，要么将其转发给新员工，并提供一个指示新联系人要联系的不在办公室的回复，要么将其完全删除以使其退回。其中哪一个取决于离开的人的角色。
至于隐私问题，我们确实与员工签署了电子邮件访问和使用协议，他们同意所有电子邮件都属于公司，不应被员工视为私人的。
当然，这在您所在的国家/地区可能不合法 - 与律师核实此类事情的建议非常好。