Richard Slater Asked: 2009-06-27 04:30:34 +0800 CST2009-06-27 04:30:34 +0800 CST 2009-06-27 04:30:34 +0800 CST 电子邮件政策/指导文件 772 多年来，我们一直在组织内使用电子邮件，但没有最终用户政策（数据保留，以及针对英国FoI和DP要求的备份政策），到目前为止，我们一直使用“如果你愿意不要把它写下来放在帖子里，它不属于电子邮件”。 已经成立了一个工作组来讨论组织内电子邮件的使用，以及围绕电子邮件的政策、程序、规则和最佳实践。 通常会发布哪些与使用电子邮件有关的文件？它们是您的 AUP、ToU 或雇佣合同的一部分的单独文件吗？这些文件中包含哪些典型的规则和政策？ email 5 个回答 Voted Best Answer tomjedrz 2009-06-27T05:49:05+08:002009-06-27T05:49:05+08:00 我会尽可能小，但有几件事需要说明。我使用短语通信系统来包括所有形式的通信.. 电子邮件、即时消息、电话、内部网、博客、协作空间等。 1-公司通信系统不是私有的。 通过公司网络或服务进行的任何通信，无论是个人的还是与工作相关的，都是公司的财产。公司可以自行决定监控、审查、搜索和重新发布使用其网络或服务进行的任何通信。 2- 不尊重、虐待或虐待他人，无论他们是公司员工还是外人，都是不可接受的，也是不允许的。这包括但不限于个人侮辱、辱骂性语言、亵渎、明确或隐含的性暗示，以及对任何“受保护”阶级或地位的提及。无论所述处理的对象是否是通信的一方，本政策均适用。 3- 尊重版权和作者身份。任何其他人撰写的以任何形式的电子商务使用的材料都必须如此引用。如果作者身份未知，则必须注明。 4- 处理机密或专有信息时必须格外小心。 5- 书面沟通应遵循公司风格指南和其他已发布的指南。 6- 所有员工在使用公司通信系统时都应做出正确的判断。 LapTop006 2009-06-27T05:37:59+08:002009-06-27T05:37:59+08:00 mfx 发布了一个很棒的列表，我只想添加一件事。 无论您做什么，都不要添加免责声明。尤其是如果您拥有大量技术人员，那只会使他们看起来像白痴。 http://goldmark.org/jeff/stupid-disclaimers/ mfx 2009-06-27T05:05:33+08:002009-06-27T05:05:33+08:00 我不是此类政策的忠实拥护者，我建议上述常识性方法是最好的。您现在需要引入这样的政策有什么特别的原因吗？ 无论如何 - 在我的组织中有一个官方的“电子邮件政策和指导” - 一个 7 页长的文件。我怀疑有人读过它，但它说明了以下内容： 法律要求（包括责任） 限制病毒传播 个人使用津贴 保密 监控 格式、语言和风格指南 附件规则 转发和抄送 管理电子邮件提示 使用分发列表 做和不做的清单 我会在 Google 上搜索“网络礼仪”或“电子邮件礼仪”。它应该给你很多想法。 duffbeer703 2009-06-27T05:54:05+08:002009-06-27T05:54:05+08:00 您采取的基本方法是有道理的。以下是有关如何前进的一些注意事项： 有关归档的一些注意事项，请参阅此服务器故障问题。 您在此类政策中投入的工作量与您处理的数据的敏感性以及您被起诉和/或审计的频率直接相关。 如果您经常被起诉，您希望不再强调电子邮件作为沟通组织战略、客户数据或敏感信息的媒介。将该通信或信息转移到更易于管理的系统中。 如果您经常被起诉，您的邮件保留期将完全符合您的管辖法律、法规或合同要求。 如果您没有经常被起诉，那么您的邮件保留期将完全取决于存储成本。 我相信偶尔的个人使用是可以的。（其他人不同意。）但要明确所有内容都是存档和可发现的。个人交流应该更像是“我们五点见面吃晚饭”，而不是“让我告诉你我的个人健康状况”。 如果您的员工不够专业，并且您需要一个工具来帮助主管纠正不良的电子邮件礼仪，那么风格指南非常有用。没有人在乎。 培训并通知您的员工！如果您的管理人员/律师提出了非常具体的不明显规则，请确保这些规则在多个场所清晰表达。 尽快让电子邮件工作组的蠢货们闭嘴。命令和控制类型将希望实现诸如电子邮件主题行策略、标准字体等之类的东西。 Boden 2009-06-27T09:01:54+08:002009-06-27T09:01:54+08:00 几年前我不得不写一份使用政策。当时我认为他们很愚蠢，但现在我开始看到一些好处。尽可能直接地传达用户可接受的使用限制非常重要。尽管此线程中有所有“常识”评论，但他们将对其进行测试。同样重要的是，实际上更重要的是向员工/用户传达他们在公司网络上没有任何隐含或明确的隐私权。有一天，您将不得不阅读某人的电子邮件，并且很可能会要求您向律师提供电子邮件和其他记录。在这种情况下，您要确保员工知道，虽然电子邮件之类的东西在一般意义上是“私人的”，但它们绝对不是“私人的” 在我们的政策中，我们明确了以下内容（这些不是文件中的引用，只是它的一般要点）： 谁可以阅读员工的电子邮件，在什么情况下（任何！），以及谁必须授权这类事情。 该删除的电子邮件不一定是“删除”。 可以使用什么电子邮件，以及具体违反规则的内容。（包括个人电子邮件、发送不请自来的电子邮件（CAN-SPAM）等） 员工应如何保护其电子邮件的“隐私”，以及他应如何尊重共享邮箱。 系统管理员的角色，负责监控、设置限制和消除威胁。也限制了管理员擅自做任何事情。 我们期望员工在发送消息时的行为。 公司不对用户可能收到的任何消息（色情！）负责，公司也不对用户可能发送的消息负责。是的......对......好吧，我们必须说出来。 起草保单后，您可能希望让律师对其进行审查。毕竟，政策只是坐在那里摆弄拇指，直到发生坏事，而坏事通常意味着可能采取法律行动……因此，对您的特定措辞进行一些反馈可能会很好。太模糊或太具体都会给你带来麻烦。 我的观点是，您可以对不太可能花费大量金钱的东西更加模糊，并且对那些东西非常明确。例如，如果您尝试定义一套关于员工何时、为何以及如何发送电子邮件的严格规则，那么这些规则将不断出现例外情况，从而削弱您的整个政策。员工转发愚蠢的连锁信或使用“非标准”签名或类似的东西并不是世界末日，必要时您可以逐案处理。另一方面，如果您必须提取已离职员工保留的电子邮件并将其交给律师以证明他们正在发送公司机密，您不希望他们能够说“嘿，你不能这样做，这是私人的！” 并且有一条腿可以站立。您希望能够回复“是的，我可以，这就是我告诉您的地方，这是您的签名”。
我会尽可能小，但有几件事需要说明。我使用短语通信系统来包括所有形式的通信.. 电子邮件、即时消息、电话、内部网、博客、协作空间等。
1-公司通信系统不是私有的。 通过公司网络或服务进行的任何通信，无论是个人的还是与工作相关的，都是公司的财产。公司可以自行决定监控、审查、搜索和重新发布使用其网络或服务进行的任何通信。
2- 不尊重、虐待或虐待他人，无论他们是公司员工还是外人，都是不可接受的，也是不允许的。这包括但不限于个人侮辱、辱骂性语言、亵渎、明确或隐含的性暗示，以及对任何“受保护”阶级或地位的提及。无论所述处理的对象是否是通信的一方，本政策均适用。
3- 尊重版权和作者身份。任何其他人撰写的以任何形式的电子商务使用的材料都必须如此引用。如果作者身份未知，则必须注明。
4- 处理机密或专有信息时必须格外小心。
5- 书面沟通应遵循公司风格指南和其他已发布的指南。
6- 所有员工在使用公司通信系统时都应做出正确的判断。
mfx 发布了一个很棒的列表，我只想添加一件事。
无论您做什么，都不要添加免责声明。尤其是如果您拥有大量技术人员，那只会使他们看起来像白痴。
http://goldmark.org/jeff/stupid-disclaimers/
我不是此类政策的忠实拥护者，我建议上述常识性方法是最好的。您现在需要引入这样的政策有什么特别的原因吗？
无论如何 - 在我的组织中有一个官方的“电子邮件政策和指导” - 一个 7 页长的文件。我怀疑有人读过它，但它说明了以下内容：
我会在 Google 上搜索“网络礼仪”或“电子邮件礼仪”。它应该给你很多想法。
您采取的基本方法是有道理的。以下是有关如何前进的一些注意事项：
几年前我不得不写一份使用政策。当时我认为他们很愚蠢，但现在我开始看到一些好处。尽可能直接地传达用户可接受的使用限制非常重要。尽管此线程中有所有“常识”评论，但他们将对其进行测试。同样重要的是，实际上更重要的是向员工/用户传达他们在公司网络上没有任何隐含或明确的隐私权。有一天，您将不得不阅读某人的电子邮件，并且很可能会要求您向律师提供电子邮件和其他记录。在这种情况下，您要确保员工知道，虽然电子邮件之类的东西在一般意义上是“私人的”，但它们绝对不是“私人的”
在我们的政策中，我们明确了以下内容（这些不是文件中的引用，只是它的一般要点）：
起草保单后，您可能希望让律师对其进行审查。毕竟，政策只是坐在那里摆弄拇指，直到发生坏事，而坏事通常意味着可能采取法律行动……因此，对您的特定措辞进行一些反馈可能会很好。太模糊或太具体都会给你带来麻烦。
我的观点是，您可以对不太可能花费大量金钱的东西更加模糊，并且对那些东西非常明确。例如，如果您尝试定义一套关于员工何时、为何以及如何发送电子邮件的严格规则，那么这些规则将不断出现例外情况，从而削弱您的整个政策。员工转发愚蠢的连锁信或使用“非标准”签名或类似的东西并不是世界末日，必要时您可以逐案处理。另一方面，如果您必须提取已离职员工保留的电子邮件并将其交给律师以证明他们正在发送公司机密，您不希望他们能够说“嘿，你不能这样做，这是私人的！” 并且有一条腿可以站立。您希望能够回复“是的，我可以，这就是我告诉您的地方，这是您的签名”。