备份不是存档 - 但是存档有什么要求？

备份用于将事物恢复到之前的时间点。我们通过备份来恢复服务，通常不会过多考虑底层数据。

档案非常注重数据，因此您确实需要考虑分类和信息生命周期等问题。就像软件开发一样，对业务问题的深入理解和良好规范的开发是成功（且负担得起的实施）的关键。电子邮件非常简单。表格非常简单。（保留通常很容易识别 1040 形式 10 年，MV-22 2 年等）如果您的合同/采购人员组织良好，那么对数据进行分类通常很容易。随机文件很难。

我在一家政府机构工作，所以我们的档案实际上有五个目标——这些目标经常发生冲突，而且很大程度上超出了我们的控制。他们是：

1. 出于历史记录的目的对数据进行分类和保存。
2. 保存业务记录以遵守适用的法律和法规。在我们的案例中，我们有各种记录，必须保存 3 年到 28 年不等。我们也有必须永久保存的记录。
3. 回应与诉讼相关的发现请求。（在我们的案例中，要求法律保留已存在长达十年之久）
4. 回应与内部审计、内部调查或其他调查相关的发现请求。（合法拦截等）
5. 降低底层 IT 服务的运营成本。如果您在 90 天后归档所有电子邮件，那么您已经设法大大减少了电子邮件系统的占用空间，尤其是在大型环境中。

让我们谈谈诉讼和审计，因为如果您现在就开始归档，它们可能是最常见的归档原因。现在你需要考虑其他的东西：

• 范围。电子邮件？我是？电话？文件服务器？共享点？维基？台式机？笔记本电脑？掌上电脑？如果您需要的不仅仅是电子邮件和即时消息，那么您就已经消除了一大堆选项。
• 默认保留时间。如果您经常被起诉，您将希望在法律允许的范围内尽快清除。否则，您需要在尽职调查和员工生产力之间取得平衡。
• 它的政策。归档后，必须消除 PST。如果有人发现您在您的 PC 上拥有与诉讼相关的信息，那将对您产生不利影响。
• 退款。您必须向法律人员提供费用，以便他们权衡诉讼的价值与合规成本。否则，您将永远保留一切。
• 规避成本。一些存档解决方案有助于灾难恢复并消除对备份的需求。托管档案有时会提供紧急邮件访问点。
• 特殊要求。如果您在欧洲有业务，我的理解是您需要使用 EMC Centera 等解决方案来实现 WORM 存储以实现某些合规性目的。这在美国通常不需要，但您的行业可能需要更多奇特的措施。
• 生产。如果您经常被起诉，您的法律团队可能已经拥有专门的工具，例如 Concordance，他们可以使用这些工具来组织和提供证据。如果您不这样做，您可能希望使用存档工具为您的律师或外部顾问提供一些工作流程功能。这是另一个早期探索将有助于降低成本并帮助您成功实施的领域。

不断提出问题，您就在正确的道路上——存档问题没有一个答案。

规则 #1：忽略（礼貌地）不为存档付费的任何人。

以上所有答案都很好，但他们遗漏了一件事：重要的是“谁为此买单？”

支付费用的部门有要求：恢复数据的速度、保存数据的时间长度、安全要求等。其他人可能有“有用的建议”，但如果他们不为此付费，那只是一个建议。

没有人想要档案。他们有一些需要它们的外部原因。通常是“客户”或“合规”或两者兼而有之。如果答案是“客户”，那么一些产品经理应该知道他们需要什么。如果答案是“合规”，那么一些经理应该能够解释需要什么，并且审核员可以验证这些要求。

应该有让步。收到要求后，您应该返回带有费用的提案。需要存档的人可能需要更便宜的东西，然后您应该愿意协商（删除）功能。

有时，“谁付钱”的问题是相反的。有一次我在一家公司，法律部门要求归档某些文档，但我们必须为归档付费。因此，我们将提案放在一起并要求他们签署。我们为此付出了代价，但只做了最低限度的“遮盖我们的屁股”。

还有一次，我被要求归档某些数据作为诉讼的一部分。法律部门需要跟踪与诉讼相关的所有费用（我认为如果我们赢了，我们可以让原告支付我们的费用）。他们给了我们一个特殊的成本中心代码，用于购买磁带、支付运费、盒子、新磁带驱动器、人工等等。如果他们不愿意支付我们的费用，我们永远不会做得这么好。

1)根据您所在行业施加的法律限制，数据应尽可能保留

这意味着如果您从事金融行业，您的要求与从事私营行业或 ISP 行业或您有什么不同的要求

2）法律影响是＃1的功能

3)最简单的方法是使用已知的第 3 方进行归档。我使用 Global Relay 进行通信存档，因为他们有很多很多的服务可以在审计等情况下使用

4-...首先您需要确定您属于哪个行业，然后您属于管辖范围内的哪些要求和法律行为，然后我们可能会提供帮助，但您的公司律师会是更好的建议人选。一旦他给你建议，问一个与他告诉你你必须归档的内容有关的问题。我们不能为你决定。

一个很好的资源可能是检查像 Iron Mountain 这样的供应商的网站——他们从事归档和备份业务，所以他们必须有一些有用的信息和指南。