Como posso recuperar ou restaurar uma caixa de correio do Office 365 de um usuário excluído?

(OBSERVAÇÃO: a Microsoft está constantemente atualizando os conjuntos de recursos do Exchange Online. Essas informações podem ficar desatualizadas, mas eram precisas no outono de 2014. Se você notar alguma diferença na maneira como a MS está lidando com as caixas de correio de um usuário excluído enquanto lê isso, deixe um comentário e atualizarei a resposta.)

Que opções temos neste momento para restaurar a caixa de correio?

Abordarei apenas as opções dentro do escopo das opções administrativas do próprio Office 365. Se você tiver ofertas ou soluções de terceiros, precisará contatá-las para obter assistência.

Primeiro, precisamos determinar se a caixa de correio excluída ainda está dentro do período de retenção.

Para o Office 365, esse período é de 30 dias por padrão a partir da data de exclusão da caixa de correio. Após 30 dias, a caixa de correio é excluída permanentemente e não pode ser recuperada. Se você estiver dentro desse período de retenção, poderá seguir este artigo da Technet para obter as etapas de restauração da caixa de correio: Excluir ou restaurar caixas de correio do usuário no Exchange Online .

Se você estiver fora do período de retenção, não poderá recuperar a caixa de correio excluída... A MENOS que tenha ativado um recurso que a Microsoft chama de Caixas de Correio Inativas . Isso é feito mantendo a caixa de correio em Retenção de Litígio ou In-loco antes de excluir a caixa de correio.

Gerenciar caixas de correio inativas nos estados do Exchange Online :

O Exchange Online permite que você preserve o conteúdo das caixas de correio excluídas indefinidamente. Esse recurso é chamado de caixas de correio inativas. Uma caixa de correio se torna inativa quando um bloqueio in-loco ou uma retenção de litígio é colocada na caixa de correio antes que a conta de usuário correspondente do Office 365 seja excluída. O conteúdo de uma caixa de correio inativa é preservado indefinidamente. Isso permite que administradores, responsáveis ​​pela conformidade ou gerentes de registros usem o recurso de descoberta eletrônica in-loco no Exchange Online para acessar e pesquisar o conteúdo de uma caixa de correio inativa. As caixas de correio inativas não podem receber emails e não são exibidas no catálogo de endereços compartilhado da sua organização ou em outras listas.

IMPORTANTE: Certifique-se de que a retenção esteja em vigor ANTES de excluir a caixa de correio. Pessoalmente, recomendo que você configure todas as suas caixas de correio com retenção de litígio (em vez de bloqueio in-loco) ao criar suas contas para começar. Isso permite a recuperação total de qualquer item da caixa de correio a qualquer momento, o que é benéfico com itens excluídos após um ano, etc.

Se a caixa de correio se enquadrar na categoria de caixa de correio inativa , você poderá recuperar itens nessas caixas de correio de duas maneiras.

Opção nº 1 - Descoberta eletrônica no local

Depois de tornar uma caixa de correio inativa colocando-a em espera e excluindo a conta de usuário do Office 365 correspondente, você pode acessar o conteúdo da caixa de correio inativa usando a Descoberta Eletrônica In-loco no centro de administração do Exchange (EAC). Ao pesquisar uma caixa de correio inativa, você pode criar uma consulta de pesquisa por palavra-chave para pesquisar itens específicos ou retornar todo o conteúdo da caixa de correio inativa. Você pode visualizar os resultados da pesquisa, copiar os resultados da pesquisa para uma caixa de correio de descoberta ou exportar os resultados da pesquisa para um arquivo de dados do Outlook (PST).

Opção nº 2 - Restaurar toda a caixa de correio

Dentro do portal de administração do Exchange, escolha a elipse e, em seguida, escolha Deleted Mailboxes:

Em seguida, você verá uma lista de caixas de correio inativas recuperáveis , juntamente com a data de exclusão. Você pode selecionar a caixa de correio e escolher Recover:

Depois de selecionar Recover, você obterá uma nova janela. Você precisará alterar para "Informações exclusivas da caixa de correio excluída" e definir um nome de login e uma senha para a conta da caixa de correio nesse ponto. Em seguida, você pode clicar em Recuperar.

Depois que a caixa de correio for recuperada, você pode fazer login nela via OWA com a conta ou apenas dar à sua conta de administrador Acesso total a ela e deixá-la criar esse perfil extra em seu Outlook existente (após cerca de 30 minutos, basta reiniciar o Outlook se é o Outlook 2013).

ASSIM... minha recomendação é colocar todas as caixas de correio que você possui em Retenção de Litígio ou se seu Jurídico/Conformidade colocar uma restrição em algo tão permanente, pelo menos uma Retenção In-loco antes de excluir uma caixa de correio/usuário no Office 365, especialmente se eles são funcionários que enviam/recebem e-mails críticos de negócios ou informações confidenciais.