Estamos executando o Exchange 2019 totalmente local. Nossa política de retenção padrão arquiva e-mails após dois anos no Arquivo Online do usuário (ela também limpa algumas pastas, como itens excluídos, rascunhos, etc.). Somos uma entidade governamental com alguns requisitos para garantir que todas as comunicações sejam mantidas durante 10 anos. Até agora, apenas deixamos o Exchange arquivar os e-mails e nunca nos preocupamos em excluir nada, para que os usuários tenham e-mails que remontam a décadas em seus arquivos. Escusado será dizer que o banco de dados de arquivo está ficando muito grande (não enorme - somos uma organização pequena) e eu gostaria de adicionar uma tag de retenção para remover e-mails do Arquivo Online com mais de 10 anos. Não existe uma tag que se aplique especificamente ao Arquivo Online e pelo que li, é porque deveria ser tratado apenas como uma extensão da Caixa de Entrada.
Como faço para remover itens apenas do Arquivo Online após a marca de 10 anos?
Atualização: tenho as tags "Arquivar após 2 anos" e "Excluir após 10 anos". No entanto, quando olho todos os meus e-mails, eles só dizem Excluir após 10 anos:
Para mim, como a política de arquivo morto se aplica à caixa de correio primária e à caixa de correio de arquivo morto, não é possível configurar para remover apenas os itens antigos da caixa de correio de arquivo morto.
Embora eu suponha que você deva ter criado tags com a ação "Mover para arquivo" para mover automaticamente itens que atingem uma determinada idade (leva 3 anos, por exemplo) para a caixa de correio de arquivo.
Se você criar outra tag para excluir itens que cheguem a 10 anos, todo o processo seria assim:
1. os itens na caixa de correio principal atingem 3 anos -> esses itens são movidos para arquivo
2. esses itens na caixa de correio de arquivo são mantidos por mais 7 anos (chegam aos 10 anos) -> esses itens são excluídos da caixa de correio de arquivo
Portanto, para mim, se você tiver uma tag de arquivo e uma tag de exclusão como essa, ela deverá funcionar sem problemas.
Você pode ter uma tag de arquivo e uma tag de exclusão coexistindo ao mesmo tempo, apenas certifique-se de que a idade do arquivo seja menor que a idade da exclusão.
Por exemplo: